Номенклатура справ — один із базових документів у діловодстві школи. Вона показує, які справи формуються у закладі, як вони називаються та скільки часу повинні зберігатися.
Це не просто перелік усіх документів, які є у директора, секретаря чи педагогів. У номенклатурі зазначають назви справ, у які протягом року групують документи одного виду або напряму діяльності: наприклад, накази з основної діяльності, протоколи педагогічної ради, кадрові документи, звернення громадян тощо.
Станом на вересень 2026 року вимога вести номенклатуру залишається чинною. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» визначає її як обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Для державних і комунальних закладів загальної середньої освіти окремі правила встановлює Інструкція з діловодства, затверджена наказом МОН №676 від 25 червня 2018 року.
Коротко: що потрібно знати школі
- номенклатура справ для школи є обов’язковою;
- її розробляє особа або особи, відповідальні за організацію діловодства;
- за наявності структурних підрозділів до роботи залучають їхніх фахівців;
- номенклатуру розглядає експертна комісія школи;
- погоджену в установленому порядку номенклатуру затверджує керівник закладу;
- щороку документ потрібно уточнити не пізніше 20 грудня;
- оновлена номенклатура вводиться в дію з 1 січня наступного року;
- строки зберігання не визначають «на око» — їх звіряють із чинним Переліком типових документів Мін’юсту №578/5;
- для самої номенклатури існує офіційна форма, встановлена Правилами Мін’юсту №1000/5.
Отже, у вересні 2026 року школа працює за номенклатурою, введеною в дію на 2026 рік, а до 20 грудня 2026 року має уточнити та затвердити документ, який діятиме з 1 січня 2027 року.
Для чого потрібна номенклатура справ
Номенклатура потрібна не лише «для архіву». Вона фактично задає систему роботи з документами в закладі.
За нею школа:
- визначає, у яку справу потрібно підшивати або відносити документ;
- систематизує паперові та електронні документи;
- швидше знаходить потрібні накази, протоколи, листування та інші матеріали;
- визначає строки їх зберігання;
- готує документи до передавання в архів;
- складає описи справ постійного і тривалого зберігання;
- веде облік справ із тимчасовими строками зберігання.
Чинні Правила Мін’юсту прямо поширюють цю систему як на документи в паперовій, так і в електронній формі.
Хто складає номенклатуру справ у школі
Інструкція МОН №676 визначає, що номенклатуру справ закладу розробляє особа або особи, відповідальні за організацію діловодства, із залученням фахівців структурних підрозділів, якщо такі підрозділи є.
Отже, нормативний документ не встановлює правило, що номенклатуру обов’язково має особисто складати директор, заступник директора чи секретар.
На практиці це робить працівник, на якого в конкретній школі покладено ведення діловодства. Якщо ці функції виконує секретар — він може готувати номенклатуру. Якщо відповідальність покладена на іншу посадову особу — документ готує вона.
Керівник закладу затверджує вже підготовлену та погоджену в установленому порядку номенклатуру.
Хто розглядає та погоджує номенклатуру
Для державних і комунальних шкіл порядок прописаний у розділі V Інструкції МОН №676.
Спочатку номенклатуру ухвалює експертна комісія школи.
Подальше погодження залежить від статусу закладу:
| Ситуація | З ким погоджують |
|---|---|
| Школа є джерелом формування Національного архівного фонду | з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву |
| У діяльності школи не утворюються документи НАФ | з експертною комісією органу управління освітою |
| Новостворена школа | Керівник не пізніше одного року з початку діяльності подає схвалену ЕК номенклатуру на розгляд відповідної ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу для проведення експертизи цінності документів. |
Таке зовнішнє погодження проводять один раз на п’ять років, а також невідкладно, якщо істотно змінилися форма власності, структура, функції або характер роботи закладу.
Це важливо не плутати зі щорічним оновленням: до 20 грудня номенклатуру уточнюють і затверджують щороку, але направляти її на зовнішнє погодження щороку за відсутності відповідних змін Інструкція не вимагає.
Коли потрібно оновити номенклатуру на 2027 рік
Для школи встановлено конкретний строк.
Номенклатуру справ:
не пізніше 20 грудня 2026 року → уточнюють і затверджують → з 1 січня 2027 року вводять у дію.
Наприкінці року чинну номенклатуру також закривають підсумковим записом про категорії та кількість фактично заведених справ.
Тому немає потреби чекати завершення навчального року у травні або червні. Номенклатура прив’язана передусім до діловодного календарного року, а не до меж навчального року.
Чи потрібно щороку складати документ із нуля
Ні. Інструкція говорить саме про щорічне уточнення номенклатури.
Перед затвердженням документа на наступний рік варто перевірити:
- які справи фактично велися цього року;
- чи з’явилися нові напрями роботи;
- чи припинили вести окремі документи;
- чи змінилася структура закладу;
- чи з’явилися нові електронні документи;
- чи змінилися нормативні акти та строки зберігання;
- чи правильно сформульовані заголовки справ;
- чи відповідають індекси реальній структурі номенклатури.
Якщо протягом року виникла нова справа, якої не передбачили заздалегідь, Правила дозволяють додавати її до номенклатури з використанням резервних номерів у встановленому порядку.
Які документи включати до номенклатури справ школи
Тут є ключове правило: немає одного універсального переліку, який кожна школа повинна просто скопіювати без змін.
Правила Мін’юсту вимагають, щоб номенклатура охоплювала документовані напрями діяльності саме конкретної установи. Навіть якщо існує типова або примірна номенклатура, кожна юридична особа повинна мати власну номенклатуру справ.
МОН у листі від 3 жовтня 2018 року №1/9-596 оприлюднило Примірний перелік документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, із зазначенням строків зберігання. Це не типова чи примірна номенклатура справ і він не замінює власної номенклатури конкретної школи.
Перелік МОН можна використовувати як допоміжний орієнтир щодо видів документів, які можуть створюватися в закладі. Водночас наведені в документі 2018 року номери статей Переліку типових документів №578/5 потрібно обов’язково звіряти з його чинною редакцією: після змін 2024–2025 років частина статей була змінена та перенумерована.
Практично під час складання номенклатури варто перевірити такі групи.
1. Організаційні та установчі документи
Це можуть бути справи, пов’язані зі статутом, локальними інструкціями, положеннями та іншими документами, що регулюють роботу закладу.
Не слід автоматично заводити окрему справу під кожен документ. Важливо визначити, як саме він формується і зберігається відповідно до чинних правил та номенклатури конкретної школи.
2. Накази керівника
Накази не можна об’єднувати в одну справу лише тому, що всі вони є наказами директора.
Інструкція МОН передбачає окреме групування наказів:
- з основної діяльності;
- з адміністративно-господарських питань;
- з кадрових питань;
- щодо руху учнів.
Їх розділяють відповідно до виду та строку зберігання.
Докладніше про те, які управлінські накази можуть знадобитися закладу, можна прочитати в матеріалі «Які накази потрібні школі на початок 2026/2027 навчального року: що обов’язкове, а що ні».
3. Документи колегіальних органів
Якщо у школі працюють педагогічна рада, експертна комісія та інші постійні колегіальні органи, документи про їхню діяльність також враховують під час побудови номенклатури.
Для протоколів важливо не змішувати документи різних органів лише через однаковий вид документа.
4. Планування роботи школи та освітнього процесу
Залежно від того, як організоване діловодство закладу, у номенклатурі можуть бути відображені справи, що охоплюють:
- річний план роботи;
- освітню програму;
- річний навчальний план;
- документи щодо організації освітнього процесу;
- інші плани та звітні документи, які реально створює школа.
Про зміст цих документів окремо можна прочитати в матеріалах «Річний план роботи школи на 2026/2027 навчальний рік» та «Освітня програма школи на 2026/2027 рік: що має містити».
5. Документи щодо учнів
Залежно від документів, які створює конкретний заклад, це можуть бути справи щодо:
- зарахування, переведення та відрахування учнів;
- руху контингенту;
- видачі документів про освіту;
- облікової документації;
- інших процедур, передбачених законодавством.
Не варто створювати в номенклатурі назву справи лише тому, що вона є в чужій школі: спочатку треба перевірити, чи ведеться відповідна документація саме у вашому закладі.
6. Кадрові документи
Окремий великий блок становлять документи про працівників. Сюди можуть належати кадрові накази, документи з особового складу, документи щодо трудових відносин, атестації та інші справи, якщо вони формуються у школі.
Наприклад, документація атестаційної комісії має власний порядок створення та зберігання. Детальніше — у матеріалі «Атестаційна комісія у школі 2026/2027: наказ, склад, строки та що оприлюднити».
7. Охорона праці та безпека
Якщо школа веде журнали інструктажів, накази, акти та іншу документацію з охорони праці, пожежної безпеки, цивільного захисту або безпеки життєдіяльності, відповідні справи також потрібно врахувати.
При цьому різні документи можуть мати різні строки зберігання, тому об’єднувати всю «безпеку» в одну невизначену справу не варто.
8. Звернення, запити та листування
У номенклатурі можуть передбачатися справи для:
- звернень громадян;
- запитів на публічну інформацію;
- листування з органами управління освітою;
- листування з іншими установами з конкретних питань.
Правила Мін’юсту застерігають від надто загальних заголовків на кшталт «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «загальне листування» або «матеріали». Заголовок має давати зрозуміти, які саме документи містить справа.
Наприклад, замість:
Листування
краще сформулювати:
Листування з органом управління освітою з питань організації освітнього процесу
якщо саме такі документи фактично формуються в окрему справу.
9. Документи окремих напрямів роботи
Склад номенклатури залежить і від особливостей конкретної школи.
Якщо відповідні напрями є, потрібно перевірити документацію:
- групи продовженого дня;
- шкільної бібліотеки;
- інклюзивного навчання;
- психологічної служби;
- організації харчування;
- охорони праці;
- господарської діяльності;
- бухгалтерії — якщо бухгалтерський облік ведеться безпосередньо закладом;
- інших структурних підрозділів або напрямів.
Наприклад, окремо на «Освітньому» вже розібрано документацію шкільної бібліотеки у 2026/2027 навчальному році та документацію вихователя групи продовженого дня.
Ці матеріали можуть допомогти перевірити, чи всі фактично створювані в закладі документи враховані під час формування відповідних справ.
Що не потрібно включати
Правила Мін’юсту прямо передбачають, що до номенклатури справ не включають:
- видання;
- довідники, зокрема телефонні;
- бюлетені;
- реферативні журнали;
- експрес-інформацію.
Не слід також перетворювати номенклатуру на список кожного документа окремо.
Наприклад, записи:
Наказ №1 від 02.01.2026
Наказ №2 від 05.01.2026
Наказ №3 від 10.01.2026
не є правильною логікою номенклатури.
У ній зазначають заголовок справи, наприклад:
Накази керівника з основної діяльності
а вже конкретні накази формують у цю справу протягом року.
Яка форма номенклатури є офіційною
Школі не потрібно самостійно придумувати форму документа.
Чинні Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін’юсту №1000/5, передбачають уніфіковану форму номенклатури справ установи — додаток 10. Для номенклатури структурного підрозділу передбачена форма з додатка 11.
Основна таблиця номенклатури містить п’ять граф:
| Графа | Що зазначають |
|---|---|
| Індекс справи | присвоєний справі індекс |
| Заголовок справи (тому, частини) | назву, яка чітко відображає склад і зміст документів |
| Кількість справ (томів, частин) | фактичну кількість; графу заповнюють наприкінці календарного року |
| Строк зберігання справи і номери статей за переліком | строк зберігання та нормативну підставу |
| Примітка | зокрема відомості про форму документів, перехідні справи, відповідальних за формування справ та передавання до архіву |
Тому довільна таблиця не повинна підміняти встановлену Мін’юстом форму.
Як присвоюють індекси справам
Індекс потрібен, щоб кожну справу можна було однозначно знайти та ідентифікувати.
Правила №1000/5 передбачають, що індексація пов’язується зі структурою установи. Для структурного підрозділу індекс складається з індексу самого підрозділу та порядкового номера справи в ньому.
Якщо школа не має розгалуженої структури, номенклатуру можна побудувати за функціональними напрямами роботи — наприклад, управлінська діяльність, кадрові питання, освітній процес, робота з учнями, господарська діяльність тощо. Конкретна схема повинна відповідати реальній організації роботи закладу.
Як визначати строки зберігання
Строк зберігання не можна встановити довільно — наприклад, «залишимо на п’ять років, бо так робили раніше».
Інструкція МОН №676 відсилає до правил архівного зберігання, а основним нормативним орієнтиром є Перелік типових документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12 квітня 2012 року №578/5. Станом на вересень 2026 року він чинний у редакції від 16 квітня 2025 року.
Це особливо важливо під час використання старих зразків номенклатур.
У 2025 році Мін’юст суттєво оновив Перелік №578/5. Зокрема, наказом від 14 березня 2025 року №748/5 колишні статті 672–1252 було перенумеровано на 681–1261, а статті 1253–2161 — на 1262–2170. Тому номер статті, взятий зі старої номенклатури або методичного матеріалу попередніх років, може вже не відповідати чинній редакції Переліку.
Правильний алгоритм такий:
визначити вид документів → знайти їх у чинному Переліку №578/5 → перевірити строк зберігання → внести строк і номер статті до графи 4.
Саме тому не варто без перевірки копіювати готову номенклатуру іншої школи.
Чи включати електронні документи
Так, якщо відповідні документи створюються та формуються у справи в електронній формі.
Чинні Правила №1000/5 прямо передбачають формування номенклатури для документів, створених і в електронній, і в паперовій формі. Окремо для шкіл діє Інструкція з ведення ділової документації в електронній формі, затверджена наказом МОН №707 від 8 серпня 2022 року. Документ є чинним.
Тому перехід на електронний журнал або іншу електронну освітню інформаційну систему сам собою не означає, що відповідний вид документа «зникає» з діловодства.
Про правила електронного журналу докладніше йдеться у матеріалі «Електронний класний журнал у 2026/2027 році: чи треба дублювати на папері і як вести».
Покроково: як перевірити номенклатуру школи перед 2027 роком
Практично роботу можна організувати так.
Крок 1. Переглянути чинну номенклатуру за 2026 рік.
Перевірити, які справи реально заведені, а які залишилися лише в переліку.
Крок 2. Зібрати інформацію від відповідальних працівників.
З’ясувати, які нові документи з’явилися в адміністрації, бібліотеці, ГПД, психологічній службі, бухгалтерії, у сфері інклюзії, охорони праці та інших напрямах.
Крок 3. Прибрати справи, які більше не формуються.
Не слід роками переносити до документа позиції лише тому, що вони були в старій номенклатурі.
Крок 4. Перевірити назви справ.
Уникати розмитих формулювань на кшталт «різні документи», «матеріали» або «вхідна документація».
Крок 5. Звірити строки зберігання.
Використовувати актуальну редакцію Переліку №578/5, а не старі номери статей із попередніх зразків.
Крок 6. Оформити документ за офіційною формою.
Для зведеної номенклатури школи використовують форму з додатка 10 до Правил №1000/5.
Крок 7. Провести необхідне погодження.
Перевірити, чи настав п’ятирічний строк зовнішнього погодження або чи відбулися суттєві зміни, через які його потрібно провести раніше.
Крок 8. Затвердити до 20 грудня.
Після проходження передбаченої процедури номенклатуру затверджує керівник.
Крок 9. Ввести її в дію з 1 січня.
Поширені помилки
Копіювати номенклатуру іншої школи
Навіть дві школи з однаковою кількістю учнів можуть мати різні структуру, підрозділи, бухгалтерське обслуговування, інклюзивні класи, ГПД, бібліотеку та інші напрями роботи.
Чужий документ може бути лише матеріалом для порівняння, але не готовою номенклатурою вашого закладу.
Копіювати старі строки зберігання
Потрібно перевіряти саме чинну редакцію Переліку №578/5. Після змін 2025 року частину статей перенумеровано.
Вносити до номенклатури кожен документ окремо
Номенклатура — це перелік справ, а не реєстр документів.
Об’єднувати всі накази в одну справу
Накази різних видів і з різними строками зберігання формують окремо.
Забувати про електронну документацію
Якщо документ створюється тільки електронно, це не означає, що його не потрібно враховувати під час організації діловодства.
Щороку надсилати документ на зовнішнє погодження без потреби
Щорічне уточнення та затвердження і п’ятирічне зовнішнє погодження — це різні процедури.
Чи стосується це приватних шкіл
Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» визначає номенклатуру справ як обов’язкову для кожної юридичної особи, тому сама вимога мати номенклатуру не обмежується державними та комунальними школами.
Водночас Інструкція МОН №676 прямо встановлює обов’язкові правила саме для державних і комунальних закладів загальної середньої освіти. Тому приватній школі під час визначення конкретної процедури погодження та організації діловодства потрібно керуватися насамперед загальними Правилами Мін’юсту №1000/5, законодавством про архівну справу та власною чинною інструкцією з діловодства.
Що варто запам’ятати
Номенклатура справ — це не формальний список папок, який можна один раз завантажити з інтернету і використовувати роками.
Вона повинна відображати реальне діловодство конкретної школи: які справи фактично формуються, у якій формі зберігаються документи і які строки зберігання для них установлені.
Для державної або комунальної школи основний алгоритм такий:
відповідальна за діловодство особа готує документ → експертна комісія школи його розглядає → за потреби проходить зовнішнє погодження → керівник затверджує → до 20 грудня документ щороку уточнюють → з 1 січня застосовують оновлену номенклатуру.
А головне під час підготовки документа на 2027 рік — не копіювати старі строки зберігання та номери статей, а звірити їх із чинною редакцією Переліку Мін’юсту №578/5.
Дисклеймер. Матеріал має інформаційно-методичний характер і підготовлений за нормативними документами, чинними станом на 15 вересня 2026 року. Конкретний склад номенклатури залежить від структури, функцій і фактично створюваних документів певного закладу. Перед затвердженням документа варто перевірити актуальні редакції нормативних актів і, за потреби, вимоги відповідного державного архіву або органу управління освітою.
Джерела
Перелік:
- Верховна Рада України — Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» №3814-XII. Відкрити документ
- Верховна Рада України — наказ МОН від 25.06.2018 №676 «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти». Відкрити документ
- Верховна Рада України — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, наказ Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, чинна редакція від 04.04.2026. Відкрити документ
- Верховна Рада України — Перелік типових документів із зазначенням строків зберігання, наказ Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, чинна редакція від 16.04.2025. Відкрити документ
- Верховна Рада України — наказ Мін’юсту від 14.03.2025 №748/5 про зміни до Переліку типових документів. Відкрити документ
- Верховна Рада України — лист МОН від 03.10.2018 №1/9-596 «Щодо застосування окремих положень Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти». Відкрити документ
- Верховна Рада України — наказ МОН від 08.08.2022 №707 «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі». Відкрити документ
