Документація шкільної бібліотеки у 2026/2027 навчальному році: що потрібно вести

Які документи має вести шкільний бібліотекар у 2026/2027 навчальному році? У мережі можна знайти довгі переліки «обов’язкових» журналів, паспортів, щоденників і звітів. Проте єдиного затвердженого МОН списку всієї документації шкільної бібліотеки немає.

Одні документи прямо передбачені Положенням про бібліотеку закладу освіти, для обліку підручників установлені окремі офіційні форми, а частина поширених у практиці документів є локальними або методичними і не має статусу обов’язкової форми МОН.

Розбираємося, що справді потрібно врахувати бібліотекарю у 2026/2027 навчальному році, які форми встановлені нормативними документами та де їх знайти.

Які нормативні документи регулюють роботу шкільної бібліотеки

Базовим спеціальним документом залишається Положення про бібліотеку загальноосвітнього навчального закладу, затверджене наказом Міністерства освіти України від 14 травня 1999 року №139. Положення визначає основні завдання бібліотеки, роботу з фондом, правила користування, планування та звітність. У базі законодавства Верховної Ради розміщена редакція документа від 4 серпня 1999 року.

Для підручників і навчальних посібників діє окрема Інструкція про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників, затверджена наказом МОН від 2 грудня 2013 року №1686. Станом на вересень 2026 року документ чинний; поточна редакція — від 13 жовтня 2017 року.

Діловодство державних і комунальних закладів загальної середньої освіти регулює наказ МОН від 25 червня 2018 року №676. Важливий нюанс: ця Інструкція не встановлює закритого переліку всієї обов’язкової документації школи. Заклад формує власну номенклатуру справ з урахуванням законодавства та документів, які фактично створюються в його діяльності.

Основна документація шкільної бібліотеки

Для зручності основні документи можна розділити на кілька груп.

Документ	Що відомо про його статус
План роботи бібліотеки	Прямо передбачений Положенням №139. Затверджується директором і є складовою плану роботи закладу
Річний звіт бібліотеки	Положення №139 визначає його складовою річного звіту закладу
Правила користування бібліотекою	Передбачені Положенням №139, затверджуються директором
Інвентарна книга бібліотечного фонду	Є у Примірному переліку документів МОН для ЗЗСО; строк зберігання — до ліквідації бібліотеки
Документи обліку надходження та вибуття фонду	Ведуться відповідно до операцій із бібліотечним фондом та установленої в закладі системи обліку
Документи обліку підручників	Для державних і комунальних закладів установлені спеціальною Інструкцією МОН №1686
Документи щодо списання	Оформлюються, коли з фонду вилучаються відповідні видання; для підручників Інструкція №1686 містить спеціальну форму акта

МОН у листі-роз’ясненні від 3 жовтня 2018 року №1/9-596 наголошувало, що Інструкція з діловодства №676 не містить переліку всієї обов’язкової документації. Натомість міністерство запропонувало Примірний перелік документів, на основі якого заклад формує номенклатуру справ. У цьому переліку окремо зазначена Інвентарна книга бібліотечного фонду (за наявності бібліотеки).

План роботи шкільної бібліотеки

Пункт 4.12 Положення №139 встановлює, що бібліотека працює відповідно до плану, затвердженого директором закладу. План роботи бібліотеки є складовою плану роботи закладу, а річний звіт бібліотеки — складовою його річного звіту.

При цьому єдиної типової або затвердженої МОН форми річного плану роботи шкільної бібліотеки немає.

Про вимоги до такого документа, його структуру та орієнтовне наповнення докладно розповідаємо у матеріалі «План роботи шкільної бібліотеки на 2026/2027 рік: структура і зразок».

Річний звіт шкільної бібліотеки

Необхідність річного звіту також прямо випливає з Положення №139.

Документ не встановлює єдиної затвердженої форми такого звіту. Положення визначає лише, що річний звіт бібліотеки є складовою частиною річного звіту закладу освіти.

Тому не слід плутати річний звіт про роботу конкретної шкільної бібліотеки з окремими формами державної або зведеної статистичної звітності.

Правила користування шкільною бібліотекою

Положення №139 передбачає, що порядок доступу до бібліотечних фондів, перелік основних послуг та умови їх надання визначаються правилами користування бібліотекою. Їх затверджує директор закладу.

Положення також указує, що такі правила складаються на основі типових правил користування бібліотекою.

Чинні Типові правила користування бібліотеками в Україні затверджені наказом Мінкультури від 5 травня 1999 року №275. Їх поточна редакція — від 17 жовтня 2024 року.

Якщо локальні правила шкільної бібліотеки були затверджені багато років тому, їх варто звіряти саме з актуальною нормативною базою.

Облік основного бібліотечного фонду

Положення №139 зобов’язує бібліотеку забезпечувати належне розміщення, облік і зберігання бібліотечного фонду, а також здійснювати облік основних і додаткових бібліотечних фондів та їх реєстрацію.

У Примірному переліку документів МОН для закладів загальної середньої освіти прямо зазначена Інвентарна книга бібліотечного фонду. Для неї передбачено зберігання до ліквідації бібліотеки.

Водночас під час пошуку зразків інвентарних і сумарних книг варто звертати увагу на сферу дії нормативного документа.

Наприклад, наказ Мінкультури від 3 квітня 2007 року №22 затвердив Інструкцію з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, та містить форми Книги сумарного обліку й Інвентарної книги. Але сама Інструкція прямо встановлює, що поширюється на бібліотеки у сфері управління органів культури, а не на всі бібліотеки закладів освіти без винятку.

Тому форми з наказу №22 некоректно представляти як форми, які саме цей наказ прямо зобов’язує використовувати кожну шкільну бібліотеку.

Підручники потрібно обліковувати окремо

Для підручників і навчальних посібників діють спеціальні правила.

Інструкція №1686 установлює єдині вимоги до комплектування та обліку підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах відповідних державних і комунальних закладів освіти. Документ залишається чинним у вересні 2026 року.

Підручники та навчальні посібники обліковують і зберігають окремо від інших документів бібліотечного фонду.

Для їх обліку не потрібно шукати довільні зразки журналів: форми вже встановлені додатками до Інструкції №1686.

Які офіційні форми обліку підручників встановлені МОН

Інструкція №1686 містить такі форми:

Додаток 1 — Книга сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду.

У ній відображають надходження, вибуття та загальний рух фонду підручників.

Додаток 2 — Реєстраційна картка руху підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду.

Картка використовується для обліку руху конкретних назв підручників і навчальних посібників.

Додаток 3 — Журнал обліку виданих підручників і навчальних посібників.

У ньому обліковують видачу і повернення підручників та навчальних посібників.

Додаток 4 — Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури.

Цю форму було включено до Інструкції змінами, внесеними наказом МОН від 22 серпня 2017 року №1228.

Додаток 5 — Журнал обліку підручників і навчальних посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених.

Якщо підручник або навчальний посібник втрачено чи пошкоджено і замість нього прийнято інший примірник, відповідні відомості вносять до цього журналу.

Переглянути чинну Інструкцію та встановлені МОН форми можна безпосередньо в офіційній базі законодавства: наказ МОН від 02.12.2013 №1686 та додатки до нього.

Як списують підручники

Інструкція №1686 передбачає списання підручників і навчальних посібників, які непридатні до використання, втратили актуальність, є старими, мають дефекти або в яких закінчився строк використання.

Списання здійснюється на підставі акта за формою додатка 4 до Інструкції №1686. Акт складається у двох примірниках комісією, до складу якої Інструкція включає бібліотекаря, заступника керівника закладу та педагогічних працівників, і затверджується керівником закладу.

На підставі акта бібліотекар вносить відповідні записи до Книги сумарного обліку підручників і навчальних посібників та Реєстраційної картки їх руху.

Що робити із втраченим або пошкодженим підручником

Інструкція №1686 передбачає, що користувачі бібліотечного фонду повинні бережливо ставитися до підручників і навчальних посібників.

Якщо підручник або посібник втрачено чи пошкоджено, користувач має замінити його аналогічним або рівноцінним. Бібліотекар вносить інформацію до Журналу обліку підручників і навчальних посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених, форма якого міститься в додатку 5 до Інструкції.

Видача підручників учням

Видача підручників також документується за встановленою формою.

Інструкція №1686 містить у додатку 3 Журнал обліку виданих підручників і навчальних посібників. У ньому передбачені, зокрема, відомості про назву підручника, клас, рік видання, кількість виданих примірників і відмітку про повернення.

Отже, звичайний список учнів або довільна електронна таблиця не слід подавати як нормативну заміну офіційного журналу, установленого Інструкцією.

Що змінилося з отриманням підручників у 2026 році

У 2026 році змінилася система доставлення нових підручників до закладів освіти.

МОН повідомило, що видавництва доставляють підручники безпосередньо до закладів, а процес адмініструється через АІКОМ-1. Накладні формуються в електронному вигляді, і паперових накладних у посилках немає.

Після отримання заклад має перевірити фактичну кількість, якість і найменування книжок. Електронну накладну підписують після отримання всього відправлення та проведення перевірки. МОН окремо зазначає, що за підписання видаткової накладної в АІКОМ відповідає керівник закладу, якщо доставлення здійснене в повному обсязі.

При цьому електронна накладна в АІКОМ стосується процедури отримання і доставлення підручників. Інструкція №1686 щодо їх бібліотечного обліку залишається чинною, тому встановлені нею книги, картки та журнали не скасовані переходом на електронні накладні.

Чи обов’язковий щоденник роботи шкільної бібліотеки

«Щоденник роботи бібліотеки» часто трапляється у методичних матеріалах і використовується для обліку відвідувань, книговидачі, масових заходів та інших показників роботи.

Однак у перевірених чинних нормативних документах МОН немає затвердженої універсальної форми «Щоденника роботи шкільної бібліотеки», яку кожний ЗЗСО був би зобов’язаний вести саме як форму МОН.

Це не забороняє використовувати такий документ у конкретній школі. Він може бути частиною внутрішньої системи обліку та допомагати формувати статистичні показники і річний звіт. Його статус при цьому не слід прирівнювати до офіційних форм обліку підручників із додатків до Інструкції №1686.

Чи потрібен паспорт шкільної бібліотеки

Паспорт бібліотеки також часто включають до методичних переліків документації.

Водночас у перевірених нормативних документах не встановлена єдина затверджена МОН форма «Паспорта шкільної бібліотеки», обов’язкова для всіх закладів загальної середньої освіти.

Такий документ може використовуватися як локальна інформаційна форма або складатися на запит засновника чи органу управління освітою. У такому разі підставою є конкретна локальна вимога, а не загальнодержавна форма МОН.

Чи повинна школа подавати форму №80-а-рвк

З формою №80-а-рвк є важливий нюанс.

Наказом Міністерства культури та інформаційної політики від 28 листопада 2022 року №463 затверджена форма №80-а-рвк (річна) «Зведений звіт публічних та спеціальних бібліотек за 20__ рік». Старий наказ №75 від 2007 року втратив чинність, а нові форми застосовуються починаючи зі звіту за 2023 рік.

Чинна Інструкція визначає, що сам звіт за формою №80-а-рвк складають за календарний рік:

виконавчі органи сільських, селищних і міських рад;
відповідні органи та структурні підрозділи з питань культури.

Тобто офіційним респондентом зведеної форми №80-а-рвк не є кожна окрема школа чи кожна шкільна бібліотека.

Водночас від шкільної бібліотеки можуть збирати вихідні показники для формування зведених даних. Якщо такий запит надходить від засновника або уповноваженого органу, варто орієнтуватися на конкретний порядок збору інформації та зазначені в ньому строки.

Тому старі рекомендації, де бібліотекарю без додаткових пояснень пропонують самостійно «подати форму №80-а-рвк», потрібно використовувати обережно.

Чи існує один офіційний перелік усіх журналів шкільного бібліотекаря

Ні. Станом на вересень 2026 року одного нормативного документа МОН із закритим переліком на кшталт «бібліотекар зобов’язаний вести 10, 15 або 20 конкретних журналів» немає.

Документація формується з кількох джерел:

Положення №139 визначає організацію роботи бібліотеки, план, річний звіт, правила користування та обов’язок вести облік фонду;
Інструкція №1686 встановлює конкретні форми для обліку підручників і навчальних посібників;
Інструкція з діловодства №676 регулює організацію роботи з документами в державних і комунальних ЗЗСО;
Примірний перелік МОН використовується під час формування номенклатури справ закладу.

Через це документи бібліотеки доцільно розрізняти за їхнім статусом: офіційно встановлена форма, документ, необхідність якого прямо передбачена нормативним актом, та локальний або методичний документ.

Що має бути в порядку на початку 2026/2027 навчального року

На початок навчального року в шкільній бібліотеці варто перевірити насамперед документацію, яка випливає з чинних нормативних вимог:

затверджений план роботи бібліотеки;
актуальні правила користування бібліотекою;
інвентарний та інший установлений у закладі облік основного бібліотечного фонду;
окремий облік підручників і навчальних посібників;
Книгу сумарного обліку підручників;
Реєстраційні картки руху підручників;
Журнал обліку виданих підручників;
Журнал обліку підручників, прийнятих замість втрачених чи пошкоджених;
акти списання — якщо у звітному періоді проводиться списання;
документи про фактичні надходження книжок та інші операції з фондом;
документацію, передбачену номенклатурою справ конкретного закладу.

Окремо наприкінці звітного періоду складається річний звіт про роботу бібліотеки.

Чи з’являться нові вимоги до шкільних бібліотек у 2026/2027 році

У 2026 році МОН почало готувати ширшу трансформацію шкільних бібліотек.

Наказом МОН від 20 травня 2026 року №810 створено робочу групу з розроблення методичних рекомендацій щодо функціонування та розвитку бібліотек закладів загальної середньої освіти та формування переліку видань для поповнення фондів.

Наприкінці серпня МОН також повідомило, що восени 2026 року планують розпочати загальнонаціональний аудит шкільних бібліотек на базі АІКОМ. Він має охопити приміщення, стан бібліотечних фондів та кадрове забезпечення. Міністерство водночас продовжує роботу над новими методичними рекомендаціями та майбутніми нормативними змінами щодо функцій шкільного бібліотекаря.

Докладніше про запланований збір даних — у матеріалі «В Україні проведуть аудит шкільних бібліотек: що перевірятимуть».

2 вересня МОН повідомило і про початок навчання та практичної підтримки працівників шкільних бібліотек у межах упровадження НУШ. Програма триватиме протягом 2026/2027 навчального року.

Отже, нормативна база та підходи до роботи шкільних бібліотек можуть надалі оновлюватися. Станом на 9 вересня 2026 року Інструкція №1686 залишається чинною, а нові офіційні форми документації замість установлених нею форм МОН не запровадило.

Коротко: які документи справді мають нормативну основу

Документ	Нормативна основа
План роботи бібліотеки	Положення №139
Річний звіт бібліотеки	Положення №139
Правила користування бібліотекою	Положення №139, Типові правила №275
Інвентарна книга бібліотечного фонду	Примірний перелік документів МОН
Книга сумарного обліку підручників	Додаток 1 до Інструкції №1686
Реєстраційна картка руху підручників	Додаток 2 до Інструкції №1686
Журнал обліку виданих підручників	Додаток 3 до Інструкції №1686
Акт про списання підручників	Додаток 4 до Інструкції №1686
Журнал підручників, прийнятих замість втрачених чи пошкоджених	Додаток 5 до Інструкції №1686

Дисклеймер. Матеріал має інформаційний характер і підготовлений за нормативними та офіційними документами, актуальними станом на 9 вересня 2026 року. Окремі документи та порядок їх ведення можуть додатково визначатися номенклатурою справ закладу, його локальними актами або законними вимогами засновника чи уповноважених органів. Перед оформленням документації варто перевіряти актуальну редакцію відповідного нормативного акта.

Джерела

Перелік: