Журнал реєстрації наказів директора школи: офіційна форма і правила ведення

Наказ директора школи недостатньо лише підписати — його потрібно зареєструвати. Для державних і комунальних закладів загальної середньої освіти правила такої реєстрації встановлює Інструкція з діловодства, затверджена наказом МОН від 25 червня 2018 року №676.

Станом на вересень 2026 року наказ №676 чинний, а в додатку 4 до нього міститься офіційна форма документа, який нормативний акт називає «Реєстраційний журнал наказів керівника закладу». Тобто школі не потрібно самостійно вигадувати таблицю для реєстрації наказів або брати довільний шаблон з інтернету.

Коротко: що потрібно знати

Питання	Відповідь
Чи існує офіційна форма?	Так. Вона наведена в додатку 4 до Інструкції МОН №676
Для кого Інструкція №676 обов’язкова?	Для державних і комунальних закладів загальної середньої освіти
Коли реєструвати наказ?	У день його підписання
Чи всі накази записують в один реєстр?	Ні. Різні групи наказів реєструються окремо
Як нумерують накази?	У порядку видання в межах календарного року, з окремою нумерацією за групами
Чи можна вести реєстрацію електронно?	Так. Інструкція дозволяє автоматизовану форму реєстрації
Чи вимагає №676 прошнуровувати саме цей журнал?	Ні, окремої такої вимоги для журналу реєстрації наказів у чинній Інструкції немає
Чи можна взяти довільну таблицю з інтернету?	Для державної або комунальної школи доцільно використовувати саме встановлену форму з додатка 4

Яка форма журналу є офіційною

В офіційному документі використано не назву «журнал наказів директора», а «Реєстраційний журнал наказів керівника закладу».

Форма містить шість граф:

№	Назва графи за офіційною формою
1	Реєстраційний індекс (номер) наказу
2	Дата наказу
3	Заголовок наказу
4	Прізвище, ініціали працівника, на якого покладений контроль за виконання наказу
5	Прізвище, ініціали відповідальної особи (відповідальних осіб)
6	Примітки

Саме таку структуру встановлено додатком 4 до Інструкції №676.

Переглянути наказ МОН №676 та офіційну форму журналу на сайті Верховної Ради України

Варто звернути увагу: у встановленій формі немає окремих граф «№ з/п», «ким підписано», «кому видано копію» чи «підпис про ознайомлення». Такі колонки трапляються у сторонніх шаблонах, але це не форма з додатка 4 до наказу №676.

Як заповнювати графи журналу

У першій графі зазначають реєстраційний індекс — фактично номер, який отримав наказ під час реєстрації. Він має збігатися з номером на самому наказі.

У другій графі вказують дату наказу. Створювані школою документи реєструються в день їх підписання або затвердження, тому наказ не варто «дописувати в журнал» через кілька днів заднім числом.

У третій графі записують заголовок наказу. Наприклад: «Про організацію харчування», «Про зарахування учня», «Про надання щорічної відпустки». Заголовок має відповідати самому наказу, а не бути довільним коротким переказом.

Четверта графа призначена для працівника, на якого покладено контроль за виконанням наказу, п’ята — для відповідальної особи або осіб. Якщо конкретним наказом така особа не визначена, не потрібно вигадувати її лише заради заповнення клітинки.

Шоста графа — «Примітки». Її використовують для додаткових відомостей, якщо вони потрібні під час обліку документа.

Чи можна всі накази директора записувати в один журнал

Ні. Інструкція №676 прямо передбачає окрему реєстрацію різних груп наказів.

Група	Як реєструється
Накази з основної діяльності	окремо
Накази з руху учнів/вихованців	окремо
Накази з адміністративно-господарських питань	окремо
Накази з кадрових питань тривалого зберігання	окремо
Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання	окремо

Це важливо не лише для зручності. Різні групи мають різні строки зберігання і надалі формуються в різні справи. Інструкція №676 прямо вимагає групувати накази з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань і руху учнів у різні справи відповідно до їх виду та строків зберігання.

Як саме накази потрібно відображати у системі справ закладу, докладніше пояснено в матеріалі «Номенклатура справ школи: що це, хто складає і які документи включати».

А якщо потрібно визначити, які управлінські накази взагалі потрібні закладу, варто також переглянути матеріал «Які накази потрібні школі на початок 2026/2027 навчального року: що обов’язкове, а що ні».

Як правильно нумерувати накази

Накази нумерують у порядку їх видання в межах календарного року.

Це означає, що нумерація прив’язана не до навчального року «2026/2027», а до календарного року. З початком нового календарного року порядкова нумерація починається заново.

При цьому для основної діяльності, руху учнів, адміністративно-господарських та кадрових питань ведеться окрема порядкова нумерація.

Для розрізнення груп наказів Інструкція №676 наводить приклади літерних позначок, які додають до номера через дефіс:

Вид наказу	Приклад, наведений МОН
Адміністративно-господарські питання	№ 2-г
Кадрові питання	№ 2-к
Щорічні основні та навчальні відпустки	№ 2-в
Рух учнів/вихованців	№ 2-у

Саме дефіс використаний у прикладах Інструкції МОН. Тому переносити на накази загальне правило про правобічну похилу риску, яке застосовується до деяких інших реєстраційних індексів, не потрібно: для наказів Інструкція окремо наводить систему з літерною відміткою через дефіс.

Коли наказ потрібно внести до журналу

Створювані закладом документи реєструються у день їх підписання або затвердження.

Для наказу це практично означає таку послідовність:

керівник підписав наказ → наказ отримав реєстраційний номер → відомості про нього внесли до відповідного реєстру.

Не слід заздалегідь «бронювати» номери для ще не підписаних наказів або довільно змінювати послідовність реєстрації. Кожен документ реєструється лише один раз.

Хто має вести журнал

Інструкція №676 не встановлює, що журнал обов’язково повинен особисто вести директор або саме секретар.

Організацію діловодства школа визначає у власній інструкції з діловодства, розробленій на основі Інструкції МОН №676. Відповідно, реєстрацію може здійснювати працівник, на якого у конкретному закладі покладено відповідні функції.

Тому правильніше орієнтуватися не на посаду «за традицією», а на розподіл обов’язків і чинну інструкцію з діловодства закладу.

Чи можна вести журнал наказів електронно

Так. Чинна Інструкція №676 прямо передбачає, що в закладі може застосовуватися автоматизована форма реєстрації документів із використанням спеціальних комп’ютерних програм. Відомості про документ можуть фіксуватися не лише в паперових журналах, а й у базах автоматизованих систем.

Крім того, чинним залишається наказ МОН №707 від 8 серпня 2022 року, яким затверджено Інструкцію з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі.

Проте з цього не варто робити висновок, що будь-яка довільна таблиця Excel або Google Sheets автоматично є належно організованою системою електронного діловодства. Заклад має забезпечити встановлений порядок реєстрації, збереження документів, доступ до них та виконання вимог власної інструкції з діловодства і загальних правил архівного зберігання.

Чи треба прошнуровувати журнал і нумерувати сторінки

Саме тут в інтернеті часто можна знайти застарілу пораду: «журнал наказів обов’язково прошнуровується, сторінки нумеруються, на останній сторінці директор ставить підпис і печатку».

У чинній Інструкції МОН №676 такої окремої вимоги саме для реєстраційного журналу наказів немає.

Розділ VI Інструкції прямо встановлює прошнуровування і нумерацію сторінок для певних документів — зокрема алфавітної книги учнів, журналів групи подовженого дня, журналу обліку пропущених і замінених уроків та низки книг обліку документів про освіту. Реєстраційний журнал наказів у цьому переліку не названий.

Тому твердження, що наказ №676 нібито прямо зобов’язує прошивати журнал наказів і скріплювати його печаткою, буде неточним.

Водночас школа повинна перевірити свою власну інструкцію з діловодства та порядок формування і підготовки справ до архівного зберігання. Якщо додаткове оформлення передбачене ними для конкретного паперового реєстру або вже сформованої справи, ці вимоги потрібно виконувати.

Скільки зберігати журнали реєстрації наказів

Єдиного строку «для журналу наказів» немає, оскільки строк залежить від того, які саме накази в ньому зареєстровані.

МОН у листі-роз’ясненні від 3 жовтня 2018 року №1/9-596 навело Примірний перелік документів закладів загальної середньої освіти. У ньому окремо передбачено журнали реєстрації або електронні бази наказів з основної діяльності, кадрових питань тривалого зберігання, руху учнів, адміністративно-господарських та кадрових питань тимчасового зберігання. Наприклад, для журналів кадрових наказів тривалого зберігання вказано 75 років, а для адміністративно-господарських і кадрових наказів тимчасового зберігання — 5 років.

Водночас цей документ МОН має статус листа-роз’яснення з примірним переліком, а не окремого нормативно-правового акта, який замінює Перелік типових документів Мін’юсту.

Особливо уважно слід ставитися до позиції щодо журналу наказів з руху учнів: у примірному переліку МОН 2018 року зазначено 15 років, але для цієї позиції немає посилання на конкретну статтю Переліку №578/5. У примітці до самого документа МОН прямо зазначено, що строки без такого посилання визначені з практичних міркувань і перед складанням індивідуальної номенклатури потребують відповідного погодження.

Тому найнадійніше правило таке: строк зберігання конкретного журналу потрібно брати з чинної номенклатури справ школи, складеної з урахуванням актуальної редакції Переліку типових документів Мін’юсту №578/5. Станом на вересень 2026 року цей Перелік чинний у редакції від 16 квітня 2025 року.

Чи потрібно заводити новий журнал на кожен навчальний рік

Інструкція №676 прямо визначає, що нумерація наказів ведеться в межах календарного року. Тобто 1 січня починається новий цикл нумерації.

Водночас із цієї норми не випливає окрема вимога щороку саме 1 січня купувати нову паперову книгу незалежно від того, як організоване діловодство закладу. Формування та закриття конкретних реєстраційних справ потрібно узгоджувати з номенклатурою справ школи.

Тому не варто змішувати два поняття: щорічне поновлення нумерації наказів є обов’язковим правилом, а організація конкретного паперового тому має відповідати системі діловодства закладу.

Поширені помилки під час ведення журналу

Помилка	Як правильно
Усі накази записують в одну книгу поспіль	Різні групи наказів реєструють окремо
Нумерацію ведуть від 1 вересня до 31 серпня	Нумерація наказів ведеться в межах календарного року
Використовують довільну форму з інтернету	Для державних і комунальних ЗЗСО є форма з додатка 4 до №676
Наказ реєструють через кілька днів після підписання	Створюваний документ реєструють у день підписання або затвердження
Для всіх наказів використовують одну послідовність номерів	Для різних груп наказів передбачена окрема нумерація
Вважають, що №676 вимагає обов’язково прошити саме журнал наказів	Такої спеціальної вимоги для цього журналу в №676 немає
Беруть строки зберігання зі старого шаблону школи	Їх потрібно звіряти з чинним Переліком №578/5 і номенклатурою справ
Плутають журнал наказів із самими наказами	Реєстр і справи з оригіналами наказів — різні документи діловодства

А що з приватними школами

Тут є важливе уточнення.

Інструкція МОН №676 прямо встановлює обов’язкові вимоги для державних і комунальних закладів загальної середньої освіти. Саме так визначена сфера її застосування.

Натомість загальні Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін’юсту №1000/5, поширюються на підприємства, установи й організації незалежно від форми власності та є обов’язковими для всіх установ. Станом на вересень 2026 року ці Правила чинні в редакції від 4 квітня 2026 року.

Тому для приватного закладу не варто автоматично подавати додаток 4 до Інструкції №676 як форму, обов’язковість якої прямо встановлена для нього цією Інструкцією. Приватна школа має керуватися загальними Правилами Мін’юсту, іншими застосовними нормативними актами та власною інструкцією з діловодства.

Що варто запам’ятати

Журнал реєстрації наказів директора школи — не довільна таблиця для «обліку паперів». Для державних і комунальних ЗЗСО його офіційну форму встановлено додатком 4 до наказу МОН №676.

Найважливіші правила — реєструвати наказ у день підписання, не змішувати різні групи наказів, вести для них окрему нумерацію в межах календарного року та не визначати строки зберігання «за старим журналом» без перевірки актуальної номенклатури справ.

При цьому чинне законодавство дозволяє автоматизовану реєстрацію документів. А поширена вимога обов’язково прошнуровувати саме журнал наказів, нумерувати його сторінки та засвідчувати їх печаткою безпосередньо з Інструкції №676 не випливає.

Важливо. Матеріал підготовлено за нормативними актами, чинними станом на вересень 2026 року. Під час організації діловодства потрібно враховувати власну інструкцію закладу та затверджену номенклатуру справ. Для приватних закладів сфера прямого застосування Інструкції МОН №676 відрізняється від державних і комунальних ЗЗСО.

Джерела

Перелік: