Шкільний архів у 2026 році: які документи і скільки років зберігати

Шкільний архів містить документи, які можуть знадобитися навіть через багато років після завершення навчання учня або звільнення працівника. Проте строки зберігання різні: класні журнали зазвичай зберігають 5 років, особові справи працівників — 75 років, а окремі управлінські документи підлягають постійному зберіганню.

Розглянемо, скільки років потрібно зберігати шкільні документи, як правильно обчислювати строки, хто відповідає за архів та коли дозволено знищувати справи, що втратили актуальність.

Які нормативні документи регулюють шкільний архів

Для організації діловодства та архівного зберігання державним і комунальним школам потрібно враховувати кілька документів.

Наказ МОН від 25 червня 2018 року № 676 затвердив Інструкцію з діловодства у закладах загальної середньої освіти. Вона визначає порядок організації роботи з документами, формування справ, складання номенклатури та підготовки документів до архівного зберігання.

Наказ Міністерства юстиції від 12 квітня 2012 року № 578/5 затвердив Перелік типових документів із зазначенням строків зберігання. Станом на жовтень 2026 року документ чинний у редакції від 16 квітня 2025 року.

Наказ Міністерства юстиції від 18 червня 2015 року № 1000/5 установлює правила організації діловодства, роботи архівів установ, експертизи цінності документів і їх знищення. Чинна на жовтень 2026 року редакція діє з 4 квітня 2026 року.

Окремо варто враховувати лист МОН від 3 жовтня 2018 року № 1/9-596. До нього додано Примірний перелік документів, що створюються під час діяльності закладів загальної середньої освіти, із зазначенням строків зберігання.

Важливо розрізняти статус цих документів. Накази Мін’юсту № 578/5 і № 1000/5 встановлюють нормативні вимоги, тоді як перелік у листі МОН має примірний характер.

Строки для окремих шкільних документів, які не мають відповідної статті в Переліку № 578/5, потребують погодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву перед включенням до індивідуальної номенклатури справ.

Таблиця строків зберігання шкільних документів

Нижче наведені строки, передбачені Примірним переліком МОН від 3 жовтня 2018 року, з урахуванням чинної нормативної бази.

Навчальна документація, накази, журнали та особові справи

Документ	Строк зберігання
Класні журнали 1–4 та 5–11 (12) класів	5 років
Журнали груп подовженого дня	5 років
Журнали обліку пропущених і замінених уроків	5 років
Журнали планування та обліку роботи гуртків, факультативів	5 років
Особові справи учнів	3 роки після закінчення навчання або вибуття
Алфавітна книга учнів	10 років
Накази з руху учнів (зарахування, переведення, відрахування)	15 років*
Журнал реєстрації наказів з руху учнів	15 років*
Книги обліку та видачі документів про освіту	75 років
Книги обліку та видачі похвальних листів і грамот (за окремого ведення)	10 років*
Накази з кадрових питань тривалого зберігання	75 років
Особові справи працівників	75 років
Накази про щорічні відпустки, відрядження та деякі інші кадрові питання тимчасового зберігання	5 років
Накази з адміністративно-господарських питань	5 років
Тарифікаційні списки	25 років
Посадові інструкції працівників	5 років після заміни новими
Реєстраційні журнали вхідних, вихідних і внутрішніх документів	3 роки
Журнали реєстрації протоколів педагогічної ради та інших засідань	3 роки
Журнали реєстрації інструктажів з охорони праці та безпеки життєдіяльності	10 років після закінчення журналу
Журнал реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків	45 років після закінчення журналу
Журнал обліку перевірок і ревізій	5 років
Зведена номенклатура справ	5 років після заміни новою за умови складення зведених описів справ
Правила внутрішнього розпорядку	1 рік після заміни новими

Строк позначено за Примірним переліком МОН. Якщо для відповідного документа не визначено статті в Переліку № 578/5, строк потрібно погодити в установленому порядку.

Особливу увагу слід приділити кадровим наказам. Не всі вони мають однаковий строк зберігання. Наприклад, наказ про прийняття працівника на роботу належить до документації тривалого зберігання, а наказ про звичайну щорічну відпустку — до документації тимчасового зберігання, якщо немає спеціальних обставин.

Тому школа повинна формувати окремі справи для різних груп наказів. Про їх реєстрацію докладніше розповідаємо у матеріалі «Журнал реєстрації наказів директора школи: офіційна форма і правила ведення».

Документи, строк зберігання яких залежить від статусу закладу щодо НАФ

Національний архівний фонд (НАФ) — це сукупність архівних документів, що мають культурну, історичну та іншу суспільну цінність.

Для визначення окремих строків зберігання має значення, чи утворюються в діяльності конкретної школи документи НАФ.

Документ	Заклад, у діяльності якого утворюються документи НАФ	Заклад, у діяльності якого документи НАФ не утворюються
Статут школи	Постійно	До ліквідації закладу
Накази керівника з основної діяльності	Постійно	До ліквідації закладу
Протоколи засідань педагогічної ради	Постійно	10 років
Протоколи загальних зборів колективу	Постійно	До ліквідації закладу
Штатний розпис	Постійно	75 років
Колективний договір	Постійно	До ліквідації закладу
Положення про структурні підрозділи	Постійно	75 років
Освітні програми школи	Постійно	До заміни новими
Документи щодо прав на землю, будівлі та майно	Постійно	До ліквідації закладу
Акти приймання-передавання справ у разі зміни директора	Постійно	До ліквідації закладу

Таблиця відтворює відповідні підходи Примірного переліку МОН. Для конкретної школи строки остаточно визначають у номенклатурі справ відповідно до чинних нормативних вимог та результатів експертизи цінності документів.

Позначка «Постійно» не означає, що всі документи такого виду мають необмежено залишатися безпосередньо у приміщенні школи. Для документів НАФ передбачено спеціальний порядок архівного обліку, зберігання та передавання до відповідної архівної установи.

Скільки років зберігати класні журнали

Одне з найпоширеніших запитань стосується класних журналів.

У Примірному переліку МОН від 3 жовтня 2018 року передбачено 5 років зберігання класних журналів, зокрема журналів початкової, базової та старшої школи.

Такий самий строк наведено для журналів обліку навчальних досягнень учнів, які навчаються індивідуально, журналів факультативів, гуртків і груп подовженого дня.

У старих документах та методичних матеріалах можна зустріти інші строки, зокрема 10 років для журналів випускних класів. Це пов’язано з попередніми правилами ведення шкільної документації.

Визначаючи строк зберігання у 2026 році, потрібно орієнтуватися не на старі таблиці, а на чинні нормативні документи та погоджену номенклатуру справ закладу.

Окреме питання — електронні журнали. Чинна Інструкція МОН № 707 дозволяє вести відповідну документацію в електронній формі. Однак завершення навчального року не означає, що інформацію можна видалити з електронної системи.

Школа повинна забезпечити належне збереження електронних документів протягом установленого строку та можливість доступу до них.

Детальніше про ведення, підписання й архівування таких документів — у статті «Електронний класний журнал у 2026/2027 році: чи треба дублювати на папері і як вести».

Як зберігати особові справи учнів і працівників

Особові справи учнів та працівників мають різне призначення і різні строки зберігання.

Особові справи учнів. За Примірним переліком МОН вони зберігаються протягом трьох років після завершення навчання або вибуття учня із закладу. Під час переведення учня до іншої школи документи оформлюють і передають відповідно до правил переведення, тому не слід автоматично застосовувати архівний строк до справи, яку ще необхідно передати.

Особові справи працівників. Для них передбачено 75 років зберігання. Це пов’язано з необхідністю підтверджувати трудову діяльність, стаж, окремі кадрові рішення та інші юридично значущі обставини.

Зберігання таких документів особливо важливе у випадку реорганізації або ліквідації школи. Вони не можуть бути просто знищені разом з іншою документацією закладу.

Як правильно обчислювати строк зберігання документів

За Правилами Мін’юсту № 1000/5 строк зберігання документів обчислюють з 1 січня року, наступного за роком завершення справи.

Наприклад, класний журнал за 2020/2021 навчальний рік був завершений у 2021 році. Якщо до нього застосовується п’ятирічний строк зберігання, відлік починається 1 січня 2022 року.

Період	Що відбувається
2021 рік	Завершено ведення журналу
1 січня 2022 року	Початок відліку строку
2022–2026 роки	П’ять календарних років зберігання
1 січня 2027 року	Найраніша дата включення до акта про вилучення для знищення

Це приклад розрахунку, а не автоматичний дозвіл на знищення.

Навіть якщо строк зберігання завершився, документи дозволено знищувати лише після проведення передбаченої законодавством процедури експертизи цінності, погодження та затвердження відповідного акта.

Крім того, окремі строки обчислюють не від дати завершення календарного року, а від визначеної події: заміни документа новим, звільнення працівника, завершення журналу чи іншої обставини.

Для бухгалтерської та податкової документації можуть діяти спеціальні правила обчислення строків.

Хто відповідає за шкільний архів

Відповідно до Інструкції МОН № 676 організацію діловодства в державному або комунальному закладі забезпечує керівник.

Безпосередньо роботу з архівними документами може виконувати визначений працівник або архівний підрозділ, якщо такий передбачено організаційною структурою закладу.

Правила Мін’юсту № 1000/5 допускають організацію архіву установи через призначення відповідальної особи. Тому сам факт відсутності окремої штатної посади архіваріуса ще не означає порушення.

У школі потрібно організувати належний облік справ, їх збереження, передавання, пошук і використання.

Важливу роль відіграє експертна комісія закладу. Вона бере участь у розгляді номенклатури справ, описів та документів щодо вилучення справ для знищення.

Як організувати архів школи

Основою організації архіву є номенклатура справ. У ній визначають, які саме справи формуються у школі та протягом якого строку вони повинні зберігатися.

Зазвичай організація роботи передбачає такі етапи.

1. Систематизувати документи

Справи формують за змістом, видом, періодом створення та строком зберігання.

Наприклад, накази з основної діяльності не слід підшивати разом із кадровими наказами або наказами з руху учнів, оскільки для цих категорій передбачені різні строки зберігання.

2. Перевірити номенклатуру справ

Для кожної справи необхідно встановити строк зберігання та нормативну підставу.

Докладну інструкцію щодо підготовки цього документа наведено в матеріалі «Номенклатура справ школи: що це, хто складає і які документи включати».

3. Підготувати завершені справи

Перед передаванням документів перевіряють правильність формування справ, відповідність їхніх заголовків змісту, комплектність і належне оформлення.

Для справ постійного та тривалого зберігання оформлюють відповідні описи.

4. Передати справи до архіву

За Правилами № 1000/5 справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також кадрові справи передають до архіву установи через два роки після завершення їх ведення в діловодстві.

Документи тимчасового зберігання до 10 років включно можуть передаватися до архіву за рішенням керівника за наявності відповідних умов.

Передавання проводять за встановленим порядком із фіксацією фактичної кількості справ.

5. Забезпечити умови зберігання

Архівні документи потрібно захищати від вологи, пошкоджень, пожежі, втрати та несанкціонованого доступу.

Особливої уваги потребують особові справи працівників та учнів, документи з персональними даними й матеріали, які підтверджують права громадян.

Для електронних документів необхідно забезпечити їхню цілісність, доступність, збереження належних реквізитів і можливість відтворення протягом установленого строку.

Коли можна знищувати документи шкільного архіву

Завершення строку зберігання не означає, що документи дозволено одразу викинути або знищити.

Процедура регулюється розділом V Правил Мін’юсту № 1000/5.

Спочатку проводять експертизу цінності документів. Потрібно перевірити склад справ, строки зберігання та можливі підстави для продовження їх збереження.

Потім складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Форма такого акта наведена в додатку 15 до Правил № 1000/5.

Далі документ проходить відповідне схвалення і погодження. Експертна комісія закладу розглядає акт, після чого його подають до відповідної архівної установи в порядку, передбаченому законодавством.

Після належного погодження акт затверджує керівник установи. Лише після цього документи можна передавати на знищення у встановленому порядку.

При цьому не можна знищувати документи, які ще необхідні для розгляду спору, перевірки, підтвердження прав громадян або виконання інших законодавчих вимог.

Особливо уважно потрібно працювати з фінансовими документами. Після змін 2024 та 2026 років правила враховують податкові перевірки, державний фінансовий контроль, судові спори й можливість використання документів для підтвердження шкоди, завданої збройною агресією.

Що змінилося в правилах архівного зберігання у 2026 році

4 квітня 2026 року набрали чинності зміни до Правил № 1000/5, затверджені наказом Міністерства юстиції від 16 березня 2026 року № 667/5.

Одна з важливих новацій — поява окремого розділу XVI, який регулює поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду.

Ці положення мають значення для закладів освіти, які працюють у прифронтових громадах, змінюють місцезнаходження або відновлюють діяльність після деокупації.

Правила передбачають особливості організації діловодства, зберігання й переміщення архівних документів, а також фіксації їх пошкодження або втрати.

Якщо документи школи постраждали внаслідок бойових дій, не можна просто виключити їх з обліку. Потрібно документально оформити відповідні обставини та діяти за встановленою процедурою.

Чи потрібно зберігати документи, які вже не використовуються

Не кожен документ, що втратив актуальність для щоденної роботи, можна знищити.

Наприклад, застаріла посадова інструкція має визначений строк зберігання після її заміни. Аналогічно старі накази та кадрові документи можуть зберігатися десятиліттями, навіть якщо працівник давно звільнився.

Водночас школа не зобов’язана безстроково накопичувати всі робочі матеріали, чернетки, дублікати та документи, для яких немає встановленої потреби у подальшому зберіганні.

Саме для цього існують номенклатура справ та експертиза цінності документів.

Поширені запитання про шкільний архів

Чи можна знищити класний журнал через 5 років?

Можна розглядати його для вилучення після завершення встановленого строку зберігання. Однак без проведення експертизи цінності та належного оформлення акта знищувати журнал не можна.

Скільки років зберігається алфавітна книга учнів?

У Примірному переліку МОН 2018 року зазначено 10 років. Старі вимоги про 50-річне зберігання не слід автоматично переносити до номенклатури справ 2026 року.

Скільки зберігати протоколи педагогічної ради?

За Примірним переліком МОН — постійно для закладів, у діяльності яких утворюються документи НАФ, і 10 років для закладів, де такі документи не утворюються.

Не варто плутати самі протоколи з журналом їх реєстрації, для якого передбачено інший строк.

Чи всі документи потрібно передавати до архіву школи?

Ні. Для справ різних категорій встановлено різний порядок передавання та обліку. Документи тимчасового зберігання можуть залишатися у відповідальних структурних підрозділах протягом визначеного строку за умови забезпечення належного зберігання.

Чи можна самостійно встановити строк зберігання документа?

Довільно встановлювати строки не можна. Їх визначають відповідно до чинних нормативних переліків. Для окремих документів, строк яких наведено лише у Примірному переліку МОН без посилання на статтю нормативного Переліку, необхідне відповідне погодження.

Що робити з архівом під час реорганізації або ліквідації школи?

Необхідно забезпечити збереження та передавання документів у встановленому порядку. Особливу увагу приділяють кадровим справам, документам тривалого зберігання та матеріалам НАФ. Просто ліквідувати архів разом із закладом не дозволяється.

Висновок

Правильна організація шкільного архіву починається не з окремого приміщення чи шафи, а з номенклатури справ і визначення строків зберігання документів.

У 2026 році школам потрібно враховувати чинну Інструкцію МОН № 676, Перелік типових документів Мін’юсту № 578/5, Правила № 1000/5 та Примірний перелік, надісланий МОН у 2018 році.

Класні журнали, накази, особові справи, протоколи педагогічних рад та інші документи не можна зберігати або знищувати за одним універсальним правилом.

Головне — правильно визначити категорію документа, застосувати відповідний строк зберігання та дотриматися встановленого порядку передавання або вилучення справ.

Матеріал підготовлено за нормативною базою, чинною станом на жовтень 2026 року. Таблиці не замінюють затверджену номенклатуру справ конкретної школи. Під час визначення строків зберігання необхідно враховувати чинні нормативні акти, статус закладу щодо документів НАФ, особливі примітки до переліків та результати експертизи цінності документів.

Джерела

Перелік: