Облік шкільних підручників — це не просто список книжок у бібліотеці або таблиця із кількістю примірників. Для державних і комунальних закладів освіти порядок такого обліку та форми документів установлює Інструкція, затверджена наказом МОН від 2 грудня 2013 року №1686. Станом на вересень 2026 року вона залишається чинною.
Підручники і навчальні посібники потрібно обліковувати та зберігати окремо від інших документів бібліотечного фонду. Облік охоплює отримання книжок, штемпелювання, реєстрацію надходження, видачу, повернення, заміну втрачених примірників і списання.
Якщо потрібен ширший перелік документації, яку веде бібліотекар, він зібраний у матеріалі «Документація шкільної бібліотеки у 2026/2027 навчальному році: що потрібно вести».
Які документи потрібні для обліку підручників
МОН уже встановило форми документів, тому створювати власну структуру книги чи журналу замість них не потрібно.
| Документ | Для чого використовується |
|---|---|
| Книга сумарного обліку підручників і навчальних посібників | Для відображення загального надходження, вибуття та кількості підручників за класами |
| Реєстраційна картка руху підручників і навчальних посібників | Для обліку конкретної назви підручника: скільки отримано, списано та залишилося |
| Журнал обліку виданих підручників і навчальних посібників | Для фіксації видачі книжок класам або групам та їх повернення |
| Акт про списання вилученої з бібліотеки літератури | Для оформлення списання непридатних, застарілих або інших підручників, що підлягають вилученню |
| Журнал обліку підручників і навчальних посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених | Для оформлення заміни книжки користувачем |
Це відповідно додатки 1–5 до Інструкції №1686. Чинний текст наказу разом з офіційними формами можна відкрити в базі законодавства Верховної Ради України. Наказ МОН №1686 та офіційні форми обліку підручників
Хто відповідає за облік підручників
Безпосередньо комплектування та облік підручників і навчальних посібників здійснює бібліотекар закладу освіти.
Якщо бібліотекаря немає, цю роботу виконує інша особа, яку визначив керівник закладу.
Керівник школи, своєю чергою, контролює облік, зберігання та рух підручників.
Не слід плутати бібліотечний облік із бухгалтерським. Для бюджетних установ бібліотечні фонди також відображаються в системі бухгалтерського обліку. План рахунків державного сектору містить для бібліотечних фондів, зокрема, субрахунок 1112 «Бібліотечні фонди», а наказ Мінфіну №818 передбачає можливість групового обліку таких активів. Тому документи про надходження чи списання мають своєчасно потрапляти і до бухгалтерії або централізованої бухгалтерії закладу.
Як оформити нові підручники після отримання
Послідовність роботи можна звести до кількох етапів.
1. Перевірити фактичне надходження
Насамперед потрібно звірити:
- назви підручників;
- клас;
- авторів і видання;
- фактичну кількість примірників;
- кількість, зазначену в супровідному документі;
- стан отриманих книжок.
У 2026 році підручники, які доставляють державним коштом, надходять за новою моделлю: видавництва доставляють їх безпосередньо до закладів освіти, а накладні формуються в АІКОМ-1.
МОН рекомендує підписувати електронну накладну лише після того, як школа отримала всі коробки конкретного відправлення та перевірила кількість, якість і найменування підручників. Паперових накладних у таких відправленнях немає — документообіг здійснюється електронно. Роз’яснення МОН про доставлення підручників у 2026 році
Якщо проблема полягає не в обліку, а в тому, що книжки досі не надійшли, окремо дивіться пояснення що робити, якщо школа не отримала підручники до 1 вересня.
2. Поставити штемпель
На титульному аркуші кожного примірника підручника або навчального посібника над вихідними даними потрібно поставити спеціальний штемпель із найменуванням закладу освіти.
Ця вимога прямо передбачена пунктом 7 розділу II Інструкції №1686.
3. Записати надходження у Книгу сумарного обліку
Книга сумарного обліку — це документ для загального руху фонду підручників.
Офіційна форма містить, зокрема:
- дату запису;
- порядковий номер запису;
- звідки надійшли книжки;
- номер і дату супровідного документа;
- загальну кількість примірників;
- суму;
- розподіл за класами;
- примітки.
Умовний приклад одного запису:
| Дата | № запису | Звідки надійшли | Супровідний документ | Всього примірників | 9 клас |
|---|---|---|---|---|---|
| 07.09.2026 | 14 | Видавництво / державне постачання | накладна №___ від 07.09.2026 | 120 | 120 |
Це лише приклад заповнення окремих граф. Сам документ потрібно вести за формою додатка 1 до Інструкції №1686.
4. Заповнити Реєстраційну картку руху підручників
Якщо Книга сумарного обліку показує загальний рух фонду, Реєстраційна картка дає змогу бачити ситуацію щодо конкретної назви підручника.
У ній зазначають:
- рік видання;
- дату отримання;
- номер запису в Книзі сумарного обліку;
- автора і назву;
- клас;
- кількість отриманих примірників;
- ціну та суму;
- кількість списаних примірників;
- номер акта про списання;
- кількість, що залишається в наявності;
- примітки.
Наприклад, якщо школа отримала 120 однакових підручників з математики для 9 класу, надходження відображають і в загальній Книзі, і в реєстраційній картці відповідної назви.
Тобто ці два документи не замінюють один одного.
Як оформити видачу підручників
Перед початком навчального року бібліотекар видає підручники та навчальні посібники класним керівникам під їхній особистий підпис.
Видачу реєструють у Журналі обліку виданих підручників і навчальних посібників — додатку 3 до Інструкції №1686.
Офіційна форма передбачає:
| № | Автор, назва підручника | Клас | Рік видання | Всього видано | Відмітка про повернення | Примітки |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Математика, ___ | 9-А | 2026 | 28 |
Отже, Інструкція орієнтується не на окремий довільний список кожного учня, а на документування видачі комплекту конкретному класу або групі.
Внутрішній список учнів, відомість класного керівника чи електронна таблиця можуть використовуватися для практичної роботи школи, але вони не повинні підміняти встановлений МОН Журнал обліку виданих підручників.
Що робити наприкінці навчального року
Наприкінці навчального року видані підручники та навчальні посібники мають бути повернуті до бібліотечного фонду.
Після повернення бібліотекар:
- звіряє кількість отриманих назад примірників;
- робить відповідну відмітку в Журналі обліку виданих підручників;
- відокремлює пошкоджені або непридатні книжки;
- з’ясовує ситуацію з примірниками, яких не вистачає;
- за потреби оформлює заміну втраченої книжки або розпочинає процедуру списання.
Що робити, якщо підручник загубили або пошкодили
Інструкція №1686 встановлює, що користувачі бібліотечного фонду повинні бережливо ставитися до підручників і навчальних посібників.
Якщо книжку втрачено або пошкоджено, користувач повинен замінити її:
аналогічним підручником або навчальним посібником чи рівноцінним.
У такому разі не потрібно створювати довільний «акт про загублений підручник» замість нормативного обліку.
Бібліотекар використовує Журнал обліку підручників і навчальних посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених — додаток 5 до Інструкції №1686.
У журналі передбачені відомості про:
- дату;
- прізвище та ім’я учня;
- втрачений або пошкоджений підручник;
- його клас і ціну;
- книжку, отриману на заміну;
- її клас і ціну;
- номер відповідного акта;
- примітки.
Наприкінці навчального року на підставі цього журналу складається акт приймання підручників і навчальних посібників замість втрачених чи пошкоджених, а необхідні зміни вносяться до Книги сумарного обліку.
Коли можна списувати підручники
Інструкція №1686 прямо називає випадки, коли підручники та навчальні посібники підлягають списанню.
Йдеться про видання, які:
- непридатні до використання;
- втратили актуальність;
- є старими;
- мають дефекти;
- мають закінчений строк використання.
Самого рішення бібліотекаря «ці книжки вже не потрібні» для списання недостатньо.
Як оформити списання підручників
Для списання використовується офіційна форма акта, наведена в додатку 4 до Інструкції №1686.
Її актуальний варіант з’явився після змін, внесених наказом МОН від 22 серпня 2017 року №1228. Наказ МОН №1228 про зміну форми списання
Акт складає комісія, до якої Інструкція включає:
- бібліотекаря;
- заступника керівника закладу;
- педагогічних працівників.
Акт складають у двох примірниках і затверджує керівник закладу.
Один примірник передають до відповідної бухгалтерії, другий залишається у бібліотекаря.
Після затвердження акта бібліотекар відображає списання:
- у Книзі сумарного обліку;
- у відповідній Реєстраційній картці руху підручників.
Отже, просто вилучити старі книжки з полиць і зменшити цифру в електронній таблиці недостатньо.
Що роблять зі списаними підручниками
Інструкція передбачає передачу списаних підручників і навчальних посібників установам, які займаються заготівлею вторинної сировини.
Кошти, отримані від списаних підручників і навчальних посібників, перераховуються на відповідний рахунок закладу та мають використовуватися для придбання необхідних навчальних підручників і посібників.
Яку звірку потрібно провести на 1 січня
Окрема вимога Інструкції, про яку іноді забувають, — станом на 1 січня кожного року бібліотекар проводить звірку руху підручників і навчальних посібників.
Для цього використовують дані актів та Книги сумарного обліку.
Не варто автоматично називати цю процедуру повною інвентаризацією бібліотеки: Інструкція №1686 формулює її саме як звірку руху підручників і навчальних посібників.
Короткий алгоритм обліку підручника
Для нового підручника шлях у бібліотечному обліку виглядає так:
отримання → перевірка кількості та якості → супровідний документ → штемпель закладу → запис у Книгу сумарного обліку → Реєстраційна картка → видача класу через Журнал → повернення → подальше зберігання / заміна втраченого примірника / списання.
Саме таку схему доцільно використовувати як коротку пам’ятку для бібліотекаря.
Чи замінює АІКОМ книги і журнали обліку підручників
Ні, станом на вересень 2026 року підстав говорити про таку заміну немає.
АІКОМ-1 використовується, зокрема, для замовлення та доставлення підручників і електронних накладних. Водночас Інструкція №1686 залишається чинною, а форми Книги сумарного обліку, Реєстраційної картки та відповідних журналів МОН не скасувало.
Тому електронна накладна в АІКОМ підтверджує операцію з доставлення, але сама по собі не скасовує бібліотечного обліку за Інструкцією №1686.
У вересні 2026 року через АІКОМ-1 також проходить окреме всеукраїнське опитування про стан шкільних бібліотек. Воно триває до 2 жовтня і стосується приміщень, фондів, кадрів та матеріального забезпечення. Це не новий журнал обліку підручників і не заміна чинних форм. Детальніше — у матеріалі «До 2 жовтня триває опитування шкільних бібліотек: хто має заповнити анкету в АІКОМ-1».
Чи можна вести лише Excel-таблицю
Для державних і комунальних закладів Інструкція №1686 прямо передбачає ведення обліку за формами відповідних додатків.
Тому довільну Excel-таблицю з кількома колонками не слід представляти як повноцінну нормативну заміну Книги сумарного обліку, Реєстраційної картки чи Журналу видачі.
Електронні інструменти можна використовувати для полегшення роботи, пошуку, підрахунків або внутрішнього контролю, але при організації офіційного документообігу потрібно зберегти реквізити та зміст установлених форм і врахувати прийнятий у конкретному закладі порядок ведення та зберігання документів.
Чи потрібно заносити підручник до звичайної інвентарної книги бібліотеки
Підручники мають спеціальний порядок обліку.
Інструкція №1686 прямо встановлює, що підручники та навчальні посібники обліковуються і зберігаються окремо від інших документів бібліотечного фонду, а їх груповий облік ведеться у спеціальній Книзі сумарного обліку та Реєстраційних картках.
Тому не варто змішувати облік підручників із загальним обліком художньої, довідкової та іншої літератури бібліотеки.
Чи потрібно щороку заводити нову Книгу сумарного обліку
Інструкція №1686 не встановлює правила, за яким Книгу сумарного обліку потрібно обов’язково починати заново кожного навчального року.
Її призначення — відображати рух фонду: надходження, вибуття та залишки підручників.
Натомість форма Журналу обліку виданих підручників містить окремий реквізит «Навчальний рік», оскільки він використовується для фіксації видачі та повернення книжок у конкретному навчальному році.
Що перевірити бібліотекарю у вересні
Після основної видачі підручників варто звірити, чи:
- усі фактично отримані підручники внесені до обліку;
- кожен примірник має штемпель закладу;
- надходження відображені у Книзі сумарного обліку;
- для назв підручників актуалізовані Реєстраційні картки;
- видача класам внесена до Журналу;
- є підписи осіб, яким видано підручники;
- фактичні залишки узгоджуються з обліковими даними;
- документи про надходження передані бухгалтерії, якщо це потрібно за організацією бухгалтерського обліку закладу.
Загальні документи, планування та звітність бібліотеки варто перевіряти окремо. Для цього можна скористатися планом роботи шкільної бібліотеки на 2026/2027 навчальний рік.
Важливий нюанс для приватних шкіл
Інструкція №1686 прямо встановлює єдині вимоги до відповідних державних і комунальних закладів освіти.
Водночас у 2026 році приватні школи, які замовляли державні підручники через АІКОМ, також можуть отримувати їх за тією самою системою доставлення.
Тому приватному закладу не варто автоматично називати всі вимоги Інструкції №1686 обов’язковими саме для себе без урахування форми власності. Порядок обліку потрібно додатково узгоджувати з обліковою політикою закладу, бухгалтерією та умовами отримання відповідних підручників.
Дисклеймер. Матеріал має інформаційний характер і підготовлений за нормативними та офіційними джерелами, актуальними станом на 12 вересня 2026 року. Інструкція №1686 поширюється на визначені нею державні та комунальні заклади освіти. Порядок бухгалтерського обліку, документообігу та зберігання документів може також залежати від організації бухгалтерського обслуговування конкретного закладу.
Джерела
Перелік:
- Верховна Рада України — наказ МОН від 02.12.2013 №1686 «Про затвердження Інструкції про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників…», чинна редакція. Відкрити документ і додатки 1–5
- Верховна Рада України — наказ МОН від 22.08.2017 №1228 про внесення змін до Інструкції №1686. Відкрити наказ №1228
- Міністерство освіти і науки України — «У червні стартує доставлення підручників для 2026–2027 навчального року», про доставлення безпосередньо до закладів та електронні накладні в АІКОМ-1. Відкрити роз’яснення МОН
- Верховна Рада України — наказ Мінфіну від 13.09.2016 №818 «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання». Відкрити наказ №818
- Верховна Рада України — наказ Мінфіну від 23.01.2015 №11 «Про затвердження Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку для суб’єктів державного сектору», редакція, чинна з 1 січня 2026 року. Відкрити Методичні рекомендації
- Верховна Рада України — План рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, наказ Мінфіну №1203, зокрема субрахунок 1112 «Бібліотечні фонди». Відкрити План рахунків
- Міністерство освіти і науки України — «Стартує опитування щодо стану шкільних бібліотек у межах реформи НУШ», 11 вересня 2026 року. Відкрити повідомлення МОН
