Папка класного керівника: які документи потрібні

Папка класного керівника допомагає зібрати в одному місці плани роботи, відомості про клас, матеріали з безпеки, документи для взаємодії з батьками та іншу робочу інформацію. Проте єдиного затвердженого Міністерством освіти і науки переліку документів, які обов’язково повинні міститися саме в такій папці, немає.

Тому не варто орієнтуватися на універсальні списки з десятків журналів, анкет, довідок і звітів. Склад папки залежить від посадової інструкції класного керівника, внутрішньої інструкції з діловодства, наказів директора та способу організації роботи в конкретній школі.

Чинне Положення про класного керівника зобов’язує педагога вести документацію, пов’язану з виконанням його повноважень. Серед прикладів у документі названі класний журнал, особові справи учнів і план роботи. Водночас форму плану роботи визначає адміністрація закладу освіти.

Чи існує офіційно затверджена папка класного керівника

Окремої типової форми під назвою «Папка класного керівника» законодавство не встановлює. Це робочий спосіб упорядкування інформації, а не самостійний вид обов’язкової державної документації.

Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти визначає загальні правила створення, оформлення та зберігання документів. На її основі кожна державна або комунальна школа затверджує власну інструкцію з діловодства. Саме внутрішні документи школи мають уточнювати, хто, що і в якій формі веде.

МОН також роз’яснювало, що загальна Інструкція з діловодства не містить переліку обов’язкової документації для кожного педагогічного працівника та не встановлює обов’язкової форми планування освітньої діяльності. Заклад освіти сам формує номенклатуру справ і визначає необхідні документи відповідно до законодавства та власних потреб.

Отже, вимога принести «папку за готовим зразком з інтернету» сама по собі не є нормативною підставою. Адміністрація має пояснити, яким локальним документом передбачений відповідний перелік.

Які документи класного керівника можна вважати основними

До основного робочого комплекту доцільно включити документи, які безпосередньо пов’язані з повноваженнями класного керівника.

1. Посадова інструкція класного керівника

У папці варто мати копію або електронне посилання на актуальну посадову інструкцію. Саме вона має визначати конкретні обов’язки педагога в цій школі.

Функціональні обов’язки класного керівника розробляються на основі відповідного Положення, з урахуванням типу закладу та особливостей освітнього процесу, і затверджуються директором.

Також корисно додати:

  • наказ про покладення обов’язків класного керівника;
  • витяг із правил внутрішнього трудового розпорядку;
  • контакти адміністрації, психолога, соціального педагога та медичного працівника;
  • основні внутрішні алгоритми дій у надзвичайних ситуаціях.

Необов’язково роздруковувати всі закони та накази МОН. Достатньо зберігати актуальний перелік документів із посиланнями на офіційні джерела.

2. План роботи з класом

План роботи з учнівським колективом є одним із ключових документів класного керівника. Його форму визначає адміністрація школи. Це може бути план на навчальний рік, семестр, місяць або календарний перелік заходів.

Методичні рекомендації МОН допускають календарний або перспективний формат. У плані можна зазначати:

  • цілі та завдання роботи з класом;
  • заплановані виховні години й заходи;
  • дати або орієнтовні строки;
  • відповідальних осіб;
  • роботу з учнівським самоврядуванням;
  • індивідуальну роботу з учнями;
  • співпрацю з батьками;
  • профорієнтаційні та безпекові заходи;
  • аналіз результатів проведеної роботи.

Рекомендації передбачають можливість включити до плану аналіз попереднього періоду, характеристику класного колективу, основні напрями діяльності, роботу з батьками та оцінювання ефективності виховного процесу. Однак це рекомендована структура, а не єдина обов’язкова форма.

3. Класний журнал

Класний журнал є офіційним документом школи. Класний керівник заповнює ті його розділи, які належать до його відповідальності: загальні відомості про учнів, облік відвідування, рух учнів, проведення бесід та інструктажів, а також інші передбачені формою записи.

Для 5–11 класів порядок ведення журналу визначає відповідна інструкція МОН. Для початкових класів застосовуються методичні рекомендації, затверджені наказом МОН №1096. Класний керівник і вчителі несуть відповідальність за своєчасність і достовірність внесених записів.

Сам журнал не обов’язково фізично зберігати всередині робочої папки. Він ведеться і зберігається відповідно до встановленого у школі порядку.

Якщо заклад офіційно перейшов на електронне діловодство, класний журнал можна вести лише в електронній формі без дублювання на папері. В електронному вигляді також дозволено вести журнали інструктажів, особові справи учнів, свідоцтва досягнень та низку інших документів.

4. Відомості про учнів класу

Для оперативної роботи класний керівник може мати актуальний список учнів із мінімально необхідною інформацією:

  • прізвище та ім’я учня;
  • дата народження;
  • контакти батьків або інших законних представників;
  • адреса фактичного проживання, якщо вона потрібна для виконання службових обов’язків;
  • спосіб зв’язку в екстреній ситуації;
  • інформація про відвідування гуртків або зайнятість після уроків — за потреби.

Офіційні особові справи учнів належать до документації закладу освіти. Класний керівник може заповнювати або оновлювати їх у межах покладених на нього обов’язків, але місце зберігання оригіналів має визначатися внутрішнім порядком школи. У примірному переліку документів МОН для особових справ учнів передбачено зберігання протягом трьох років після закінчення навчання або вибуття учня.

Не варто створювати паралельні копії особових справ, якщо вони вже ведуться централізовано або в електронній системі.

5. Документи з безпеки життєдіяльності

Класний керівник може проводити вступні, первинні, позапланові та цільові інструктажі з безпеки життєдіяльності відповідно до розподілу обов’язків у школі.

Записи про такі інструктажі вносяться до класного журналу або окремого журналу встановленої форми. Порядок проведення інструктажів, програми, відповідальних осіб і місце фіксації результатів має бути визначено наказами та інструкціями закладу освіти. Положення МОН про навчання з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності залишається чинним.

У робочій папці можна зберігати:

  • графік проведення інструктажів;
  • перелік тем;
  • затверджені інструкції або посилання на них;
  • пам’ятки щодо повітряної тривоги, пожежі, мінної небезпеки та евакуації;
  • алгоритм дій у разі травмування учня;
  • документи щодо організації конкретної екскурсії чи позашкільного заходу.

Не потрібно заводити додатковий неофіційний журнал, якщо всі необхідні записи вже внесені до офіційного класного або електронного журналу.

6. Матеріали для роботи з батьками

Положення про класного керівника передбачає регулярне проведення батьківських зборів — не менше двох разів на семестр.

У відповідному розділі можна зберігати:

  • орієнтовний план роботи з батьками;
  • теми та дати зборів;
  • матеріали для обговорення;
  • прийняті спільні рішення;
  • пам’ятки для батьків;
  • зразки заяв і дозволів;
  • короткі службові записи про важливі індивідуальні зустрічі.

Положення прямо не встановлює обов’язку класного керівника оформлювати протокол кожних батьківських зборів. Така вимога може діяти, якщо її передбачено внутрішніми документами школи.

У папці не слід зберігати роздруківки приватного листування, повідомлення з батьківських чатів або особисту інформацію, яка не потрібна для виконання посадових обов’язків.

Рекомендована структура папки класного керівника

Для зручності паперову або електронну папку можна поділити на сім розділів.

Розділ 1. Організаційні документи

  • посадова інструкція;
  • наказ про класне керівництво;
  • розклад уроків і дзвінків;
  • графік чергувань;
  • контакти відповідальних працівників;
  • перелік основних нормативних документів.

Розділ 2. Відомості про клас

  • список учнів;
  • контактні дані законних представників;
  • актив класу;
  • учнівське самоврядування;
  • зайнятість у гуртках і секціях;
  • загальна характеристика класного колективу — за потреби.

Розділ 3. Планування

  • аналіз роботи за попередній період;
  • цілі та завдання;
  • річний або семестровий план;
  • календар класних годин;
  • план роботи з батьками;
  • профорієнтаційні заходи.

Розділ 4. Безпека

  • графік і теми інструктажів;
  • алгоритми евакуації;
  • правила дій під час повітряної тривоги;
  • пам’ятки з мінної, пожежної та дорожньої безпеки;
  • документи щодо екскурсій і виїзних заходів.

Розділ 5. Робота з учнями

  • матеріали класних годин;
  • план індивідуальної підтримки;
  • робота з учнівським активом;
  • матеріали з адаптації учнів;
  • профілактичні та просвітницькі заходи.

Розділ 6. Робота з батьками

  • графік зборів;
  • теми зустрічей;
  • пам’ятки;
  • заяви та дозволи;
  • зафіксовані рішення, які потребують подальшого виконання.

Розділ 7. Аналіз роботи

  • короткі підсумки семестру;
  • результати виконання плану;
  • проблеми, які потребують уваги;
  • пропозиції на наступний період.

Ця структура є рекомендованою. Немає потреби створювати всі розділи, якщо вони не використовуються у роботі.

Які документи не є автоматично обов’язковими

Без окремої нормативної або внутрішньої підстави класний керівник не зобов’язаний вести:

  • окремий паперовий журнал відвідування, якщо відвідування вже обліковується у класному журналі;
  • паперову копію електронного журналу;
  • щоденні, щотижневі або щомісячні звіти про всю проведену роботу;
  • окремі журнали бесід, якщо записи уже внесені до офіційного журналу;
  • повні роздруківки законів, наказів і методичних рекомендацій;
  • протоколи кожної розмови з учнем або батьками;
  • детальне «досьє» на кожну дитину;
  • списки «проблемних», «важких» або «неблагополучних» учнів;
  • копії паспортів батьків, медичних висновків та інших документів, якщо їх зберігання не передбачене офіційною процедурою;
  • власні психологічні діагностики, якщо їх має проводити практичний психолог.

МОН наголошувало на необхідності скорочення надмірного документообігу та відмови від документів, які втратили актуальність або дублюють іншу інформацію.

Як зберігати персональні дані учнів

Папка класного керівника може містити імена, телефони, адреси, відомості про сімейні обставини та іншу персональну інформацію. Такі дані необхідно використовувати лише для визначеної службової мети та захищати від доступу сторонніх осіб. Закон України «Про захист персональних даних» поширюється на обробку відомостей про учнів і їхніх батьків.

Практично це означає, що:

  • паперова папка не повинна лежати у відкритому доступі;
  • електронні файли потрібно захищати паролем;
  • не варто зберігати чутливі документи в особистих хмарних сховищах без дозволу школи;
  • інформацію про здоров’я, інвалідність, сімейні обставини або соціальний статус слід збирати лише за наявності законної та практичної потреби;
  • доступ до таких відомостей мають отримувати лише уповноважені працівники;
  • застарілі робочі копії потрібно видаляти або передавати на зберігання відповідно до внутрішніх правил.

Відомості про складні життєві обставини, особливі освітні потреби або випадки насильства не варто оформлювати як загальнодоступний «соціальний паспорт класу». Такі випадки опрацьовуються відповідно до спеціальних процедур школи та чинного порядку реагування на насильство і жорстоке поводження з дітьми.

Паперова чи електронна папка

Класний керівник може організувати робочі матеріали в паперовому, електронному або змішаному форматі. Конкретний спосіб залежить від внутрішніх рішень закладу.

Практичним є такий варіант:

  • офіційні записи вести у затвердженій школою електронній системі або журналі;
  • у паперовій папці залишити лише документи, які регулярно потрібні під час роботи;
  • нормативні акти не друкувати, а зберігати як перелік активних посилань;
  • матеріали класних годин зберігати в окремому електронному каталозі;
  • конфіденційні дані відокремити від загальних методичних матеріалів.

Електронне діловодство не означає, що педагог може самостійно перевести офіційні документи у довільну таблицю чи хмарний сервіс. Для цього школа має організувати електронний документообіг відповідно до наказу МОН №707 і використовувати систему, яка забезпечує захист даних.

Короткий чекліст для класного керівника

Перед початком навчального року варто перевірити:

  • чи є наказ про покладення обов’язків класного керівника;
  • чи ознайомили педагога з актуальною посадовою інструкцією;
  • яку форму плану роботи затвердила адміністрація;
  • які розділи класного журналу заповнює класний керівник;
  • де зберігаються особові справи учнів;
  • як фіксуються інструктажі з безпеки;
  • які звіти та документи прямо передбачені внутрішніми актами школи;
  • чи не дублюються паперові та електронні записи;
  • як захищаються персональні дані;
  • які документи наприкінці року потрібно передати адміністрації або до архіву.

Головне

Папка класного керівника має полегшувати роботу, а не перетворюватися на архів зайвих довідок. Обов’язковим є не оформлення великої папки за шаблоном, а належне ведення документів, які випливають із повноважень класного керівника, посадової інструкції та внутрішніх правил закладу освіти.

Якщо адміністрація вимагає додатковий журнал, звіт, анкету або таблицю, педагог має право уточнити:

  1. Яким нормативним або локальним документом передбачена ця вимога?
  2. Хто затвердив форму документа?
  3. Яка мета його ведення?
  4. Де і скільки часу він має зберігатися?
  5. Чи не дублює він інформацію, яка вже міститься у класному або електронному журналі?

Такий підхід допомагає виконувати необхідні обов’язки й одночасно уникати надмірної паперової роботи.

Джерела

  1. Положення про класного керівника навчального закладу системи загальної середньої освіти, наказ МОН №434
  2. Інструкція з діловодства у закладах загальної середньої освіти, наказ МОН №676
  3. Роз’яснення МОН щодо застосування Інструкції з діловодства, лист №1/9-596
  4. Методичні рекомендації щодо планування роботи класного керівника, лист МОН №1/9-520
  5. Інструкція з ведення ділової документації в електронній формі, наказ МОН №707
  6. Роз’яснення МОН про ведення електронного класного журналу без паперового дублювання
  7. Положення про навчання з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності, наказ МОН №304
  8. Закон України «Про захист персональних даних»
  9. Порядок реагування на випадки насильства та жорстокого поводження з дітьми, постанова КМУ №1513

Пов’язані записи